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Transformación Digital y Organizacional en las Empresas

Resumen: este documento presenta los desafíos y necesidad de transformación organización a partir de la Transformación Digital y el impacto en el Desempeño de las organizaciones. Se analiza las teorías de Capacidades Dinámicas (DC), teorías de visión basadas en recursos (RBV) y de visión basada en conocimiento (KBV) que evalúan las capacidades de las organizaciones para emprender procesos de transformación digital. Además, se analiza el proceso de gestión de cambio para planificar e implementar los pasos de Transformación Digital de forma efectiva.
El estudio permite concluir que la reorganización de procesos, talento humano, roles y cultura de las organizaciones son la clave en la generación de valor en las organizaciones cuando se busca implementar procesos de Transformación Digital.

Palabras clave: Transformación Digital, Transformación Organizacional, Big Data Analytic (BDA), toma de decisión, gestión del cambio, Capacidades Dinámicas.

1. Introducción

La transformación digital se basa en los avances de las tecnologías digitales que cuentan con una velocidad del cambio exponencial y pueden modificar procesos, modelo de negocio, estructuras organizativas, productos y servicios dentro de un mercado con mayor volatilidad ambiental, complejidad e incertidumbre.

Esto exigen procesos de gestión del cambio ágiles y continuo para afrontar los desafíos estratégicos de la transformación digital. Se podría anotar que “la transformación digital (DT) es un proceso continuo de renovación estratégica que utiliza los avances en las tecnologías digitales para desarrollar capacidades que actualizan o reemplazan el modelo comercial, el enfoque colaborativo y la cultura de una organización” [1]. El éxito de la transformación digital depende de los cambios en la gestión de procesos y operaciones y se requiere profesionales capacitados en un proceso de cambio que tenga en cuenta los desafíos de las tecnologías digitales [2].

Las organizaciones buscan usar las tecnologías digitales para aumentar las ventas de productos y servicios integrados, aumentar su productividad por medio de soluciones innovadoras y gestión de datos sobre sus interacciones con productos y servicios. Esto exige nuevas formas de colaboración entre redes distribuidas de actores y crean dependencias entre los actores cuyos intereses pueden no estar totalmente alineados. Igualmente, exige una transformación organización desde la estrategia de implementación de TD hasta la reorganización de los procesos, procedimiento, valores y capacidades de los profesionales [3], [4].

Las organizaciones son conscientes de la necesidad de la transformación digital para no desaparecer, pero, las organizaciones no tienen claridad en la estrategia a adoptar y cómo dicha estrategia afectará a la organización en su conjunto [1], [2], [4], [5].

Las empresas deben tomar decisiones y buscar optimizar los procesos basados en datos. Las empresas deben definir los cambios en los procesos, funciones, cultura organizacional y capacidades profesionales de la organización para poder adaptarse a los esquemas de operación de toma de decisiones basadas en información en tiempo real y mejorar su desempeño.

Finalmente, es importante comprender los factores que fomentan u obstaculizan los cambios digitales y tecnológicos en las organizaciones, para aprovechar la transformación digital y en especial la analítica de Big Data [10], [11]. Esta problemática requiere explorar mejor los efectos potenciales de la transformación digital en la organización donde se pueda reconocer la relación entre capacidades de BDA y el desempeño organizacional, financiero y operativo; la relación entre capacidades de BDA y las estrategias de marketing; las características o factores organizacionales que pueden impedir la adopción de BDA; cómo la organización puede necesitar transformarse digitalmente para aprovechar al máximo BDA y los efectos de BDA en las estructuras de las organizaciones [10].

2. Transformación Digital (DT)

Las tecnologías digitales permiten generar productos, servicios, modelo de negocio y formas organizativas por medio del uso de TIC a partir de generar capacidades de gestión y uso de información digital para la toma de decisión para enfrentar un mercado competitivo y cambiante como se ve en la figura 1 [12]. Estas tecnologías industriales tienen un potencial para generar nuevos desarrollos tecnológicos, mejoras significativas en la optimización de procesos y en su desempeño, pero, también se requieren evaluación de gestión del riesgo, innovación tecnológica, generar capacidades de los profesionales para usar la tecnología y estrategia de implementación de la transformación digital en la empresa. Por tanto, se puede decir que la transformación digital (DT) se basa en la capacidad de usar información digital en tiempo real para optimizar procesos internos y externos a partir de la toma de decisión informadas por parte de la organización [1], [12].

La definición conceptual más completa de DT es " un proceso que tiene como objetivo mejorar una entidad mediante la activación de cambios significativos en sus propiedades a través de combinaciones de tecnologías de información, informática, comunicación y conectividad" [3]. A partir de DT, las organizaciones responden a los cambios en su entorno, mercado globalizado y requerimientos de sostenibilidad mediante el uso de tecnologías digitales para creación de valor en su organización [3].

Figura 1. Ciclo de los datos asociado a la Transformación Digital.

En general, la DT se basa en cuatro pilares tecnológicos como son computación en la nube, sistemas móviles y celulares, redes sociales, y BDA. Además, estos son impulsado por aceleradores de innovación, que incluyen soluciones de IoT, robótica, impresión 3D, inteligencia artificial, realidad aumentada y virtual, sistemas cognitivos y seguridad de próxima generación (NextGen) como se ve en la figura 2. Aunque, más allá de la automatización y la optimización, la tecnología contribuye a las organizaciones a lograr una diferenciación creando valor o manteniendo su ventaja competitiva basado en las capacidades de la organización [2], [4]. Esta nueva realidad no solo ofrece un enorme potencial para la innovación y un potencial mejora en el rendimiento de las organizaciones, sino que además, tiene impacto en las personas, organizaciones y la sociedad en general [4], [5].

Figura 1. Esquema conceptual de aplicaciones Transformación Digital.

La implementación de tecnología digital y en especial los sistemas Big Data requieren una arquitectura de hardware en red extremadamente grande, gestión de datos en la nube, una alta conectividad a Internet extremadamente rápidas e interoperabilidad de sistemas. Además, se requiere construir infraestructuras y arquitecturas complejas junto con métodos analíticos de computación extremadamente difíciles de entender para los gerentes y empleados que pueden rechazar su implementación y oponerse al uso de datos analizados para la toma de decisiones [10]. Por lo tanto, se requiere fomentar el desarrollo de capacidades técnicas, gerenciales y de personal relacionadas con BDA donde sea posible comprender la complejidad de la infraestructura, las metodologías de análisis de datos, los aportes y efectos potenciales de uso de datos en los procesos [10].

Las organizaciones que adoptan la transformación digital pueden aprovechar los datos cuando tienen capacidad de adaptación, adopción de tecnología y nuevos métodos para operar sus negocios junto con la interrelación que puedan acoplar con la Cultura, Liderazgo, Procesos, Estructura y Comunicaciones de la organización. Esto requiere una continua evolución e innovación en las tecnologías digitales, aprendizaje colectivo y actualización de las capacidades; además, de reinventar a la organización en los procesos de gestión del cambio [15].

El análisis de Big Data (BDA), como parte de la transformación digital ofrece a las empresas prácticas y metodologías centradas en el negocio, proporcionando una ventaja competitiva en la toma de decisión basada en datos que permite mejorar la eficiencia y la eficacia del negocio debido a su alto potencial operativo y estratégico [6], [9]. Esto exige generar capacidades en Big Data con formas innovadoras de organización, aprendizaje e innovación [9]. Esto permitiría mejorar la relación con el cliente, la gestión del riesgo de operaciones, la eficiencia operativa y el rendimiento de la empresa [9].

La capacidad en Big Data es la habilidad de una organización para aprovechar los grandes volúmenes de datos para mejorar sus procesos e indicadores de desempeño [16], [17]. Además, la capacidad en innovación está relacionada con el uso de recursos internos o externos en el desarrollo de nuevas tecnologías, procesos, productos, servicios, estrategias o estructura organizativa para dar una solución novedosa y aplicable a la organización [16]. Por lo tanto, una empresa debe combinar sus recursos financieros, físicos, humanos y organizativos para crear capacidades de BDA como ventaja competitiva [7].

De esta manera, se refleja la estrecha relación entre el análisis de Big Data (BDA) y la Transformación Digital donde es importante evaluar la relación de las tecnologías BDA con el desempeño de las organizaciones.

3. Transformación Organizacional y Digital

El concepto de Transformación Organizacional (OT) ha cambiado incluso desde 1980, en donde se le asociaba a los “cambios de segundo orden” por Levy y Mery, cambios radicales, profundos y revolucionarios. Posterior a esto, la visión de OT ha sido considerada de una manera más holística, por autores como King, Guta et al, para mejorar significativamente el rendimiento general de la organización, en temas como calidad, capacidad de respuesta, costo, flexibilidad, entre otras; por medio de un cambio planificado.

Más adelante, investigadores definieron la Transformación Organizacional como cambios fundamentales de características como estructura, proceso, cultura y capacidad. [18]. A partir de allí, y viendo a OT como cambios rápidos, mini-revolucionarios e incrementales de transiciones de estado, se introduce el término de “morphing” para describir la Transformación Organizacional como cambios de manera integral, continua y dinámica.

Además, el desempeño organizacional se relaciona con los resultados reales de una organización medidos con respecto a las metas u objetivos previstos [19]. De este modo, el desempeño organizacional hace partícipe de su desarrollo a planificadores estratégicos, gerentes de operaciones, directores financieros, asesores legales, empresarios (propietarios de la organización), entre otros. Además, [20], destaca al desempeño organizacional como uno de los constructos más importantes en la investigación de la investigación gerencial y de gestión, relacionado con los stakeholders, las circunstancias heterogéneas del mercado de productos y el tiempo.

En [21] se sostiene que el criterio final del desempeño organizacional es su crecimiento y supervivencia a largo plazo. Se establece como objetivo primordial la mejora continua del desempeño organizacional, y se destaca que el común de las definiciones es la "efectividad" o la realización del objetivo. En contraste, se sugiere medir el desempeño organizacional basado en dos factores que son: Ajustar adecuadamente la organización y sus entornos; y un buen ajuste entre la organización y sus contribuyentes individuales.

Además, La globalización, TIC y la sostenibilidad generan un ambiente competitivo más dinámico para las organizaciones, lo que exige asumir los retos de generación de utilidades y desarrollar capacidad en las organizaciones para generar valor diferenciador sostenido en el tiempo. Esto requiere armonizar la visión, la estructura y cultura organizacional, los procesos y funciones para permitir tomar decisiones de gestión con valor diferencial [23]. El “big data: The Management Revolution” por Andrew McAfee and Erik Brynjolfsson [8] muestra los potenciales cambios de la organización que se deben enfrentar para aplicar la BDA y mejorar el rendimiento de las organizaciones. La transformación digital ofrece la posibilidad de medir cualquier variable en tiempo real para conocer mejor el proceso y su negocio para una mejor toma de decisiones y rendimiento [8].

Actualmente, las organizaciones reconfiguran y transforman sus capacidades para lograr ventajas competitivas [24]. Las organizaciones combinan habilidades, datos, tecnologías y experiencia para crear productos y servicios que generan ingresos, una mayor eficiencia y en general mayores ventajas competitivas, [24]. Se puede considerar que las capacidades dinámicas representan un enfoque adecuado para estudiar el efecto de los sistemas de información y Big Data. El BDA se puede utilizar en diferentes situaciones y puede proporcionar una ventaja competitiva frente al mercado cambiante y la alta competitividad global. Las capacidades de BDA son un conjunto de capacidades que pueden ayudar a una organización a adaptar una base de recursos existente para abordar diferentes necesidades de información que soportan la toma de decisión [10].

BDA influye progresivamente en la competitividad de las organizaciones, en su desempeño organizacional y financiero, a partir de generar capacidad organizativa para identificar y aprovechar nuevas oportunidades, buscar colaboraciones y socios estratégicos, mejorar el flujo de conocimiento y facilitar el intercambio de conocimiento [8], [10], [25]. Sin embargo, estos efectos positivos de Big Data se derivan de la decisión organizativa para implementarlos, establecer estrategias de gestión de cambio y capacidades dinámicas para aprovechar los datos en la organización.

En conclusión, BDA puede generar conocimiento y cambiar la forma en que los gerentes piensan y actúan a partir de un sistema de gestión de información adecuado. Esto requiere garantizar que los gerentes reciban la información correcta cuando van a tomar decisiones para mejorar el desempeño, responder a cambios repentinos o identificar nuevos modelos de negocio (oportunidad emergente), y en consecuencia, decidir el mejor camino a seguir para la organización [10].

Para lo anterior, la alta gerencia debe poder adquirir recursos de TI, invertir en estos para generar capacidades de BDA y comprometerse con el proceso para lograr mejorar el rendimiento de la organización [17]. También, se destaca la importancia de evaluar el impacto de Big Data en actividades de marketing desde el proceso de recopilación de actividades del consumidor, el proceso de extracción de información y el de utilización del conocimiento del consumidor para mejorar las capacidades dinámicas y adaptativas de la organización [26].

En una organización digital, los líderes deben asegurar sus prioridades estratégicas, valores culturales, normas de la organización y garantizar transmitirlas a sus colaboradores. Así, los aspectos humanos, como el carisma, la motivación, la adaptación y la capacidad de ser facilitadores, se convierten en las características más importantes en los líderes de las organizaciones digitales [15].

Estos líderes receptivos deben facilitar el diseño, la ejecución de las acciones y estar abiertos a las iniciativas de los empleados, permitiendo que la crítica y retroalimentación sean herramientas que los fortalezca [30].Así, un liderazgo sostenible centrado en la experiencia del empleado, con mecanismos de aprendizaje sistémico y estrategias ligadas a la visión de la organización, simplifican la vida laboral e inculcan comportamientos innovadores basados en liderazgo compartido [30]. Por otro lado, la cultura organizacional está basada en los valores, comportamiento, relaciones de los miembros, las relaciones de poder y competencias existentes que pueden desencadenar en una cultura de logros basados en los resultados esperados o cultura de apoyo por la motivación personal [31].

4. Gestión del Cambio Organizacional

Las transformaciones digitales de las empresas requieren cambios en los procesos, funciones y manera de hacer las cosas. Los cambios organizacionales están determinados por factores internos y externos. Los cambios internos se refieren a una nueva estrategia organizativa, cambios en la composición de los profesionales, nuevos equipos o cambios en la actitud de los empleados. Los cambios externos son cambios en las necesidades y deseos de los consumidores, nuevas leyes gubernamentales, nuevas tecnologías o cambios económicos [31].

Las organizaciones deben entender el significado del concepto Gestión de cambio para prepararse y cambiar dinámicamente la estrategia, estructura, cultura y operación del proceso, a partir de entender las fuerzas que impulsan o detienen el cambio, la resistencia al cambio, la velocidad del cambio, la actitud de la gente frente a los cambios organizacionales y la oportunidad según el entorno de la organización [23], [37].

El cambio organizacional debe asumir las necesidades de las circunstancias competitivas del entorno por medio de la capacidad de transformación adaptativa [23]. Por lo tanto, las organizaciones deben tener claro la razón del cambio deseado y los factores que las impulsan, junto con los resultados esperados para poder planificar las acciones de transformación organizacional [23]. Estos cambios pueden ser superficiales como cambios pequeños y continuos en las estrategias, estructuras, procesos, transformaciones físicas con las ventajas de ser fáciles de aplicar, rápidos y con costos limitados; o cambios profundos que generan alto impacto en organización sobre la cultura, prácticas, visión, estrategias, estructura y planificación, involucrando áreas y riesgos asociados [23].

La perspectiva de gestión de cambio y toma de decisión en la organización para determinar las acciones a seguir, depende del tipo de cambio a realizar. Los procesos exitosos de cambio organizacional pueden iniciar con la definición de principios sobre el cambio debido a su heterogeneidad y complejidad, como el principio holístico que integra acciones sobre todos los componentes de la organización (estrategias, estructura, equipos, servicios, productos y otros), o su filosofía (valores, cultura organizacional, motivación). Los modelos para gestionar cambios organizacionales brindan elementos para facilitar la toma de decisión, que logran generar valor en los procesos de cambio como el modelo de tres pasos de descongelar, cambiar y recongelar realizada por Kurt Lewin [23], [38]. El modelo de cambio de Kurt Lewin se basa en la evaluación del comportamiento de las fuerzas impulsoras del cambio y las fuerzas restrictivas que lo impiden y conservan el statu quo [38]. Los pasos del modelo de Kurt Lewin inician con el descongelamiento que busca reducir las fuerzas que mantienen a la organización en su actual nivel de comportamiento, continúa con el cambio o movimiento donde se busca desplazarse hacia nuevos patrones de comportamiento y hábitos de la organización con nuevos valores, hábitos, conductas y actitudes, y finalmente el recongelamiento donde se estabiliza a la organización en un nuevo estado de equilibrio basado en la cultura, normas, políticas y la estructura organizacional [38], [39]. Independientemente del modelo de gestión de cambio, la transformación de la organización y la planificación de acciones pueden partir de los planes estratégicos de la organización hacia los tres niveles de organización. Así mismo, se pueden presentar transformaciones de los grupos y de los individuos donde se materializan los procedimientos planeados a través de ajustes de la cultura y de las orientaciones estratégicas de las organizaciones, el liderazgo y aprendizaje inductivo, logrando permear los cambios paulatinamente [23], [40].

Esta transformación puede iniciarse con la evolución de las competencias, habilidades, actitudes y comportamientos de las personas de la organización que afianza cambios en los procesos y en la manera de hacer las cosas de forma eficaz [23]. Por otro lado, la transformación puede iniciar a partir de las funciones, responsabilidades y tareas asignadas a las personas que las ejecutan repetidamente, que terminarán adoptando como parte de su cotidianidad. Ambas formas de transformación requieren de liderazgo y supervisión del proceso para garantizar los resultados esperados [23], [41], [42].

Las transformaciones incorrectas de la organización generan costos significativos, desde mantener o empeorar los problemas, socavar el compromiso de los empleados y generar resistencia al cambio para futuros procesos [23], [38], [43].

Los líderes deben priorizar cambios siendo conscientes del catalizador para la transformación, la búsqueda del valor del cambio en la eficiencia, reinvertir en el crecimiento sostenible de la organización y las capacidades de liderazgo necesarias para llevarlo a cabo por medio de agentes de cambio. Luego, la organización debe identificar la búsqueda específica que llevará a una mayor generación de valor y como ejemplo del caso de "transformación digital" se debe entender la revolución digital como un medio para un fin y la organización debe definir el objetivo y metas de este fin [43].

Así mismo, es importante enfocar estratégicamente el cambio y no desgastar la organización con múltiples frentes.
La gestión del cambio podría ser una ventaja competitiva para implementar objetivos estratégicos como la sostenibilidad [44]. La efectividad de las empresas en la gestión de cambio se puede ver considerando la planificación y liderazgo de la implementación de los objetivos deseados. Se podría clasificar las empresas como durmientes (baja planificación y liderazgo), caminadoras (alta planificación y bajo liderazgo), soñadoras (baja planificación y alto liderazgo), ejecutoras (alta planificación y liderazgo) [44]. Las empresas ejecutoras están en la cima de las prácticas de gestión de cambios y muestran un esfuerzo competitivo agresivo. Estas cuentan con valores culturales, sistema de administración funcional operativo y estratégico. En cambio, las empresas soñadoras tienen un enfoque estratégico bien desarrollado pero la planificación se hace con comunicación informal y sin funcionalidad cruzada que garantice la ejecución efectiva [44].

El estudio de McAfee concluye que los cambios relevantes de las organizaciones que se buscan para la Transformación Digital son Liderazgo, Gestión de Talento, Tecnología, Toma de decisión, y Cultura organizacional [8].

5. Conclusiones

• Los procesos asociados a transformación digital se centran en el proceso de conversión de Big Data a información y conocimiento. Después de esto, generar la capacidad de usar el conocimiento para la toma de decisión y mejorar el desempeño organizacional.
• Se estableció la relación entre Transformación Digital y Desempeño Organizacional donde se muestra que la estrategia de Transformación Digital debe ser liderada por el talento humano capacitado y cultura organización ágil y flexible en procesos y procedimiento que permitan generar capacidades organizacionales para adaptarse a los cambios del mercado, nuevos retos y modelos de negocio.
• Los recursos humanos son el valor relevante para generar ventaja competitiva en la organización y se agrupan las capacidades de análisis del personal asociado a las iniciativas de TD, la relación organizacional, las habilidades del personal, la cultura de analítica y la relación organizacional para el desarrollo de las funciones asignadas, que permiten desarrollar la analítica presente en BDA y generar agilidad organizacional.
• La toma de decisiones basado en la evidencia a partir de la implementación de BDA genera ventajas competitivas sostenibles en las organizaciones siempre y cuando la organización comprenda el valor de los datos y los profesionales comprende el uso de la información para sus funciones.

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Javier Rosero García, PhD:
Ingeniero Electricista, Doctor en Ingeniería Electrónica, Maestría en Administración, Profesor Titular, Grupo de Investigación: Electrical Machines & Drives, EM&D, Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica, Facultad de Ingeniería, Universidad Nacional de Colombia, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., Bogotá, Colombia
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